TEDARİKÇİ AYDINLATMA BİLDİRİMİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN OLARAK TEDARİKÇİ VE TEDARİKÇİ ADAYI, ONLARIN YÖNETİCİ VE ÇALIŞANLARI AYDINLATMA BİLDİRİMİ
Bu Bildirim, Aromsa Besin Aroma ve Katkı Maddeleri Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Şirket” olarak anılacaktır) tarafından 6698 sayılı KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (“Kanun”) ve AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YERİNE GETİRİLMESİNDE UYULACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA TEBLİĞ kapsamında hazırlanmıştır.
Veri sorumlusu sıfatıyla işlediğimiz kişisel verilerinizin neler olduğu, bu verilerinizin işlenme sebepleri, kimlere aktarılabileceği, toplanma yöntemi ve hukuka uygunluk sebepleri ile Kanun’un 11. Maddesi kapsamında sahip olduğunuz haklarınız hakkında sizi aydınlatmayı amaçlar.
HANGİ TÜR KİŞİSEL VERİLERİNİZİ İŞLİYORUZ?
Şirketimizin iş ve faaliyetleri kapsamında, tedarikçilerimize, tedarikçi adaylarımıza, onların ortak, yönetici ve çalışanlarına ait işlediği kişisel veriler genellikle şunlardır:
1. Ad, soyadı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile nüfus cüzdanı, pasaport gibi kimlik belgesi üzerinde yer alan kimlik verileri,
2. İmza sirküleri, imza beyannamesi, vekâletname, vergi levhası, faaliyet belgesi, sözleşme ve doldurulan formlar gibi çeşitli belgeler üzerinde yer alan kimlik, iletişim ve hukuki işlem verileri,
3. Adres, ikametgâh adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numaraları, cep telefonu numarası gibi iletişim verileri,
4. Banka hesap bilgileri, ödeme kayıtları, borç ve alacak dökümleri, cari hesap bilgileri gibi finans verileri,
5. Sunulan hizmetin içeriği ve sunulduğu yere göre gereken hallerde tedarikçinin veya ilgili çalışanlarının sağlık raporu (özel nitelikli kişisel veri).
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI NELERDİR?
Şirketimiz, Kanun’un 4. Maddesindeki genel ilkeleri gözetmek suretiyle, meşru amaçlar doğrultusunda ve amaçla bağlantılı olarak toplamakta olduğu kişisel verilerinizi:
1. Şirketimizin amaç ve iş faaliyetlerinin yürütülebilmesi,
2. Sizinle gerekli iletişimin kurulabilmesi, taleplerinizin cevaplandırılması,
3. Tedarikçi potansiyelinin değerlendirilmesi,
4. Aramızdaki hukuki ilişkisinin kurulması ve sözleşme yapılması,
5. Yasal ve sözleşmesel edimlerimizin ifası, yükümlülük ve taahhütlerimizin yerine getirilmesi,
6. Elektronik veya fiziki ortamda aramızdaki hukuki ilişkiye dayanan ve bunun neticesi olan tüm kayıt ve belgelerin düzenlenmesi,
7. Cari hesap kayıtlarının açılması, fatura ve ödemelerin takibi ve gerçekleştirilmesi, şirket gelir ve gider kayıtlarının oluşturulması,
8. İthalat süreçlerinin yürütülmesi,
9. İşyerlerimizdeki haşere ve kimyasal yönetiminin etkin ve doğru şekilde yürütülmesi,
10. Gıda güvenliği ve iş sağlığı gerekliliklerinin sağlanması, Şirket faaliyetlerinin yürürlükteki mevzuata uygun yürütülmesi ve ürün güvenliği ve sağlığa uygunluğunun temini,
11. Kalite Kontrol, Elektrik, Mekanik ve Proje departmanları tarafından ihtiyaç duyulan teknik hizmetlerin planlanması,
12. Acil durum ve risk yönetimi gibi süreçlerin yürütülmesi,
13. Şirketin denetim, hukuk ve mali raporlama işlemlerinin icrası ve takip edilmesi,
14. Yürüklükte olan bilcümle mevzuattan doğan yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,
15. Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda kamu makamlarına bilgi verilmesi,
16. Şirketimize ulaşan taleplerin, ilgili resmi ve idari kurumlardan ya da yargı mercilerinden gelen tebligatların yanıtlanması,
17. Gereken hallerde savunma hakkımız dahil yasa ve aramızdaki sözleşmeye dayanan haklarımızın kullanılması amaçlarıyla, temel hak ve özgürlüklerinizi ihlal etmeyecek şekilde hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda işlemektedir.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİ TOPLAMA YÖNTEMLERİMİZ NELERDİR?
Kişisel verileriniz, sözlü, yazılı veya elektronik ortamda doldurulan evrak ve formlar, firmamıza ait telefon, faks ve e-posta iletişim kanallarından ulaşan çağrı ve mesajlar, MS Office (Excel) formu veya Tedarikçi Internet Sayfalarına girilen bilgiler vasıtasıyla toplanmaktadır. Ortak, yönetici ve ilgili çalışanlarınıza ait kimlik ve iletişim verileri gibi kişisel verileri ise sözleşme içinde veya ekinde iletilen bilgi ve belgeler ile imza sirküleri, vekâletname gibi belgeler vasıtasıyla toplanabilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİ TOPLAMAK VE İŞLEMEK İÇİN HUKUKA UYGUNLUK SEBEPLERİMİZ NELERDİR?
Kişisel verileriniz, Kanun’un:
- 5/2 (a) bendinde düzenlenen “kanunlarda açıkça öngörülmesi”,
- 5/2 (c) bendinde düzenlenen “sözleşmenin kurulması ya da ifası için gerekli olması”,
- 5/2 (ç) bendinde düzenlenen “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”,
- 5/2 (e) bendinde düzenlenen “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması”,
- 5/2 (f) bendinde düzenlenen, “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması” hukuka uygunluk sebeplerinden bir veya birkaçına dayanarak,
- Gereken hallerde Kanun’un 6/2. Maddesi kapsamında ayrıca temin edilecek açık rızanız ile toplanmakta ve işlenmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİNİZİ KİMLERE AKTARABİLİRİZ?
Şirketimiz, gereken hallerde kişisel verilerinizi, Kanun’da öngörülen temel ilkeler etrafında Kanun’un 8. Maddesine uygun olarak yurt içinde bulunan üçüncü kişilere aktarabilecektir.
Kişisel verileriniz, denetimler kapsamında denetim firmalarına, size karşı üstlendiğimiz yasal ve sözleşmesel edim ve taahhütlerin ifası kapsamında e-fatura, arşiv, depolama, bilgi teknolojileri ve bilişim sistemleri hizmetlerinin temini amaçlarıyla ilgili hizmet sunucuları, aracıları ve tedarikçilerine, gereken hallerde mali, hukuk, gümrük ve diğer mesleki danışmanlarımıza, bankalara aktarılabilecektir.
Kişisel verileriniz, yasal yükümlülükler, kamu düzenine karşı taşıdığımız yükümlülükler ile yasal ve resmi taleplerin ifası için gerekli oldukça, ilgili tüm makam, mercii, kurum ve kuruluşlar ile paylaşılabilecektir.
Üçüncü kişilere veri aktarımı sırasında meydana gelebilecek hak ihlallerini önlemek için gerekli teknik ve idari önlemler alınmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU’NUN 11. MADDESİ UYARINCA SAHİP OLDUĞUNUZ HAKLARINIZ
Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:
1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
2. İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurtdışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
6. Gereken şartlar çerçevesinde silinmesini, yok edilmesini isteme,
7. Yukarıda belirtilen düzeltme, silinme ve yok edilmeye ilişkin haklarınız uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen kişisel verilerinizin münhasıran otomatik yöntemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Taleplerinizi:
1. Islak imzalı olarak ve geçerli bir kimlik belgesinin fotokopisi ile birlikte, Gebze Org. San. Bölgesi, İhsan Dede Caddesi, No: 104 /1 Gebze/Kocaeli adresine göndererek,
2. Geçerli bir kimlik belgesi ile birlikte bizzat başvurarak,
3. Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ve güvenli elektronik imza kullanmak suretiyle aromsa@hs02.kp.tr KEP adresimize göndererek,
4. İlgili Kişi tarafından tarafımıza daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinden gelisim@aromsa.com.tr ve gelisim@aromsa.com adresimize e-posta ile göndererek, iletebilirsiniz.
Başvurularınızda:
1. Ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imzanız,
2. Başvuran Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı ise T.C. kimlik numarası, yabancı uyruklu ise uyruk bilgileri ve pasaport numarası veya varsa yabancı kimlik numarası,
3. Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
4. Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve/veya faks numarası ve
5. Başvuruya konu talepler açıkça yer almalıdır.
Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenmelidir. Şirketimiz, başvuruda bulunan kişinin İlgili Kişi olup olmadığını tespit etmek amacıyla başvurucudan bilgi ve belge talep etme ve yapılan başvuruda yer alan talepleri ve bilgileri açıklığa kavuşturmak amacıyla, İlgili Kişiye başvurusu ile ilgili soru yöneltme haklarına sahiptir. Talebiniz en kısa sürede, her halde en geç 30 gün içerisinde cevaplandırılacak ve sonuçlandırılacaktır.
Aydınlatma Bildirimi ile ilgili ve bu bağlamda Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki tüm sorularınızı gelisim@aromsa.com.tr ve gelisim@aromsa.com e-posta adresine gönderebilirsiniz.
Veri Sorumlusu
AROMSA BESİN AROMA VE KATKI MADDELERİ SANAYİ VE TİCARET A.Ş.
Mersis No: 0080031993300017
Adres: Gebze Org. San. Bölgesi, İhsan Dede Caddesi, No: 104/1 Gebze/Kocaeli
Telefon: +90 262 326 11 11
Kep Adresi: aromsa@hs02.kep.tr
E-posta: gelisim@aromsa.com.tr ve gelisim@aromsa.com